Hver gang du har brug for at kontakte din udlejer, skal du overveje at gøre det skriftligt. Ofte er en mundtlig henvendelse spild af tid. I de tilfælde, hvor der er en tidsfrist, skal du altid skrive. (Se særligt opslag om indbetalinger til udlejer.)
OBS: Som udgangspunkt er e-mails IKKE en lovligt gyldig kommunikationsform, når lejelovgivningen foreskriver “skriftlighed”. Det kan imidlertid AFTALES mellem udlejer og lejer, at store dele af kommunikationen, men ikke alt, kan foregå elektronisk. En sådan aftale kan imidlertid til enhver tid aflyses af hver af parterne, så det er et usikkert område at begive sig ind i, og med det nuværende lovgrundlag må vi fraråde det.
Når du skriver til udlejer, skal du altid selv beholde en kopi. Følgende er eksempler på henvendelser, der skal foregå skriftligt med særlig fremgangsmåde:
- Reklamation over mangler ved indflytning.
- Reklamation over manglende vedligeholdelse.
- Når du vil ændre på tekniske installationer (vaskemaskine mm.).
- Indsigelse mod lejeforhøjelser.
- Indsigelse mod varmeregnskab.
- Indsigelse mod opsigelse, som du får fra udlejer.
- Når du meddeler udlejer, at du vil fremleje.
- Når du opsiger dit lejemål.
Den særlige fremgangsmåde i disse tilfælde er:
- Skriv eller kopier brevet i tre eksemplarer. (Det skal stå i brevet, at det både fremsendes anbefalet og almindeligt.)
- Det ene eksemplar sendes anbefalet.
- Det andet sendes almindeligt.
- Det tredje eksemplar gemmer du selv, sammen med postvæsenets kvittering for det anbefalede brev.
På denne måde kan du bagefter dokumentere, at udlejer har fået brevet, og at han har fået det på et bestemt tidspunkt.